Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien ?

Le carnet d’entretien de copropriété est un document préparé par un professionnel de la construction qui détaille l’entretien déjà achevé et à effectuer dans l’immeuble. Le carnet d’entretien comprend et rassemble toutes les informations techniques sur les méthodes d’entretien ainsi que les travaux effectués dans le bâtiment. Bien que désormais obligatoire, le carnet d’entretien est un outil de gestion indispensable pour tout gestionnaire immobilier.

Que contient-il ?

Il présente un recensement des éléments du bâtiment (parfois les parties communes), avec un agenda d’entretien mis à jour, détaillant les travaux effectués (par exemple entretien mensuel) ou à venir en termes d’entretien de remplacement ou préventif. Le journal d’entretien est consultable par tout copropriétaire qui le souhaite et est inclus dans la fiche de copropriété. En plus de revoir l’historique du chantier et la date de construction ou de réhabilitation du bâtiment, sa date de réception, le descriptif technique du bâtiment, les années d’exécution des grands travaux avec les dossiers techniques et les coordonnées des entreprises concernées. Le journal de maintenance peut inclure les informations suivantes pour avoir un dossier complet du bâtiment :

–  Garanties contractuelles des systèmes et équipements ;

–  Manuels d’entretien de tous les systèmes, équipements et composants de l’immeuble, personnalisé selon les besoins réels de la copropriété ;

–  Les contrats d’entretien et de conservation des équipements communs et leur date d’expiration ;

–  L’historique et le suivi de la stratégie et du calendrier de maintenance du bâtiment.

Les avantages d’un carnet d’entretien

La bonne administration d’une copropriété nécessite de connaître ce que comprend le répertoire historique de l’immeuble, tel que les activités d’entretien, les tâches réalisées et à prévoir, ainsi que les contrats et les garanties en cours.

Or, avec des copropriétés soumises à des rotations managériales fréquentes, le carnet d’entretien de copropriété est indispensable puisqu’il permet de lier les équipes et de véhiculer l’historique de l’immeuble. Synthétique et complet, il vous permet de prendre en charge la gestion d’un immeuble à tout moment et sans aucun problème.

Le carnet d’entretien vous permet aussi de faire la gestion de la copropriété de façon proactive en planifiant et en budgétisant des tâches sur de nombreuses années.

De plus, les occupants sont plus sereins, car l’immeuble est mieux entretenu et les dépenses imprévues sont réduites au minimum comme la copropriété gère les problèmes en amont. De ce fait, il n’y a pas de coûts inutiles dus aux interventions en double par manque d’expérience et de suivi.

De plus, Groupe Rousso peut aider les syndicats de copropriétaires et les gestionnaires d’immeubles à mettre à jour ce dossier d’entretien en offrant des conseils basés sur les résultats de leurs propres rapports. Plus précisément, Groupe Rousso établit un rapport d’entretien à la fin de chaque service de nettoyage effectué et fait un suivi périodique afin d’évaluer la fréquence à laquelle la décontamination doit être faite. Tout dépendant de l’environnement de l’immeuble, de sa taille et de son utilisation, Groupe Rousso peut guider les conseils d’administration à l’aide de recommandations personnalisées afin qu’ils puissent garder le carnet d’entretien de leur immeuble à jour.

Implication légale

L’article 1070 du Code civil du Québec a été modifié en décembre 2019 par le projet de loi 16. Il comprend maintenant un deuxième alinéa (article 1070.2) qui stipule que « Le conseil d’administration établit un journal de bord. Ce journal doit décrire le travail d’entretien du bâtiment. Par ailleurs, le conseil doit se rassurer que le carnet soit à jour et réviser périodiquement. » Il s’agit d’un règlement émis par le gouvernement qui établit le contenu, la forme, les modalités de maintien et de révision du carnet, sans oublier les personnes autorisées à l’établir. Pour plus d’information concernant la loi 16, vous pouvez consulter cet article : https://rousso.ca/les-implications-de-la-nouvelle-loi-16/?fbclid=IwAR2Tyo6XkzC5jqiQu6wukWYWlohEBWIwRHeIVvaCVTCg2fq3nNQRGLr5MD0